گردش و امضا الکترونیکی

یکی از قابلیت‌های نرم‌افزار سیوا امکان تعریف و تدوین گردش عملیاتی برای فرم‌های سیوا می‌باشد. با این امکان مراحل مختلف عملیاتی هر فرم تعریف‌شده و مشخص می‌گردد که عملیات هر فرم از شروع تا خاتمه حاوی چه مراحلی می‌باشد و در هر مرحله چه فعالیت‌هایی و توسط چه اشخاصی انجام خواهد پذیرفت. به‌عبارت‌دیگر عملیات اجرایی هر فرم به چندین مرحله تقسیم می‌گردد و همچنین مجریان عملیات فرم‌ها در قالب نقش‌ها و پست‌های سازمانی تعریف گردیده و میزان اختیارات هر نقش سازمانی و حدود دسترسی هر نقش به بخش‌های مختلف هر فرم مشخص خواهد شد. هر کاربر دارای یک نقش سازمانی خواهد بود که با ورود به فرم بر اساس نقش سازمانی وی و مرحلۀ جاری فرم می‌تواند در آن ایفای نقش نماید. برای درک بهتر این قابلیت به مثال زیر توجه فرمایید:
در بخش فروش یک سازمان به‌منظور صدور صورتحساب فروش و ارائه آن به مشتری چهار مرحله بایستی انجام شود. این مراحل شامل صدور اولیه، تأیید مدیر فروش، تأیید مدیر حسابداری و تأیید مدیرعامل می‌باشد.
در این سازمان کاربری که نقش سازمانی وی کارشناس فروش می‌باشد می‌تواند صرفاً مرحله اول (صدور اولیه) را انجام دهد و در مراحل دیگر نقشی ندارد. با صدور اولیه صورتحساب، در کارتابل کاربری که نقش سازمانی وی مدیر فروش می‌باشد صورتحساب‌هایی مشاهده می‌شود که صدور اولیه آن‌ها انجام‌شده و بایستی توسط مدیر فروش تأیید و امضاء گردند. با تأیید هر صورتحساب توسط مدیر فروش این آیتم از کارتابل وی خارج‌شده و به کارتابل مدیر حسابداری اضافه می‌گردد. در کارتابل مدیر حسابداری صورت‌حساب‌هایی قرارگرفته‌اند که توسط مدیر فروش تأییدشده‌اند و در انتظار تأیید مدیر حسابداری می‌باشند. با تأیید هر آیتم در این کارتابل، صورتحساب تأییدشده از کارتابل مدیر حسابداری خارج‌شده و به لیست اقلام کارتابل مدیرعامل اضافه می‌گردد و درنهایت با تأیید هر صورتحساب توسط مدیرعامل مراحل اجرایی آن صورتحساب نهایی گردیده و امکان چاپ آن و ارائه به مشتری به وجود خواهد آمد. در این مثال برای هر صورتحساب فروش چهار مرحله تعریف‌شده که می‌توان تعداد این مراحل را افزایش و یا کاهش داد.
امکانات نرم‌افزار گردش و امضا الکترونیکی به شرح زیر می‌باشد: