یکپارچه‌سازی و انتشار اطلاعات

با استقرار نرم‌افزار یکپارچه‌سازی و انتشار اطلاعات در زمان یا زمان‌های مشخصی از روز این نرم‌افزار اقدام به تبادل اطلاعات بین دفتر مرکزی و دیگر نرم‌افزارهای خارج از دفتر می‌کند و درنتیجه این تبادل اطلاعات همۀ دفاتر، شعب و نقاط کاری با اطلاعات دفتر مرکزی یکسان‌سازی می‌گردد. این روش مزایای متعدد و البته معایبی دارد که در ادامه به آن اشاره‌شده است:

• نقاط کاری خارج از دفتر مرکزی برای عملیات روزانه خود احتیاج به اینترنت دائم ندارند و درصورتی‌که به مدت طولانی اینترنت قطع باشد هیچ وقفه‌ای درروند کار آن‌ها به وجود نمی‌آید.
• تبادل اطلاعات بین دفتر مرکزی و یک نقطه کاری با سرعت انجام می‌پذیرد زیرا صرفاً تغییرات داده‌ها مبادله می‌گردد و نیاز به انتقال کلیه داده‌ها نیست.
• زمان تبادل داده قابل تنظیم است و می‌توان در نرم‌افزار فاصله زمانی تبادل داده را تنظیم نمود.
• امکان اجرای برنامه تبادل داده به‌صورت دستی وجود دارد.
• برای تبادل داده احتیاج به اینترنت با سرعت‌بالا نیست و با سرعت‌های عادی هم می‌توان عملیات تبادل را انجام داد.
• دفتر مرکزی و نقاط کاری به‌صورت لحظه‌ای داده‌های یکدیگر را در اختیار ندارند و صرفاً پس از انجام عملیات تبادل داده، اطلاعات جدید در دسترس خواهد بود. به‌عبارت‌دیگر دو طرف به‌صورت آنلاین ارتباط ندارند.