مدیریت تضامین

مدیریت تضامین

نرم‌افزار مدیریت تضامین وظیفه ثبت، نگهداری و کنترل هوشمند ضمانت‌های اخذشده از پیمانکاران، اشخاص و کارکنان و ضمانت‌های ارائه‌شده از طرف سازمان به کارفرمایان را بر عهده دارد. یکی از اصلی‌ترین نیازهای سازمان در ارتباط با ضمانت‌نامه‌های اخذشده یا ارائه‌شده امکان ثبت و کنترل داده‌ها و نظارت بر اعتبار زمانی هر ضمانت‌نامه می‌باشد که این مهم بدون وجود یک نرم‌افزار هوشمند بسیار دشوار و زمان‌بر خواهد بود.
با به‌کارگیری نرم‌افزار مدیریت تضامین قادر خواهیم بود بانک اطلاعات جامعی از ضمانت‌نامه‌ها تشکیل داده و کلیه مراحل صدور، تمدید، تقلیل، آزادسازی، ضبط و ابطال هر ضمانت‌نامه را به‌صورت هوشمند تحت کنترل قرار دهیم.

امکانات:

  • ثبت و نگهداری ضمانت‌نامه‌های اخذشده و یا ارائه‌شده بانکی مرسوم شامل: انواع ضمانت شرکت در مناقصه، ضمانت‌نامه تعهدات، ضمانت پیش‌پرداخت، ضمانت کسور وجه‌الضمان و غیر بانکی شامل: ضمانت‌نامه دانشگاهی و پژوهشی، چک و سفته، اوراق بهاء دار، اسناد ملکی و سایر تضامین، با اطلاعات کامل مربوطه موردنیاز
  • ثبت اطلاعات تضمین دهندگان یا تضمین گیرندگان، شامل کد حسابداری، نام شخص حقوقی یا حقیقی، کد ملی، شناسه ملی، کد اقتصادی، اطلاعات تماس و دیگر اطلاعات موردنیاز
  • ثبت اطلاعات بانک‌های صادرکننده تضمین همراه با کدگذاری یونیک و ثبت اطلاعات شامل: نام بانک، نام شعبه، کد شعبه، شهر، آدرس پستی، کد پستی و شماره‌های تماس
  • ثبت و نگهداری اطلاعات متعدد برای هر تضمین شامل کد شناسایی، تضمین دهنده، شماره تضمین، تاریخ صدور، شماره سپام، مبلغ تضمین، شماره سند حسابداری، تاریخ سند حسابداری، نوع ارز، کد حسابداری قرارداد، شماره قرارداد، نوع قرارداد، تاریخ سررسید، بانک صادرکننده، موضوع و توضیحات
  • امکان تعیین نوع ضمانت‌نامه شامل ضمانت‌نامه بانکی، چک و سفته با قابلیت تعریف انواع تضامین دیگر
  • امکان ثبت تضامین غیر بانکی مانند تضامینی که از دانشگاه‌ها و مؤسسات علمی، تحقیقاتی و پژوهشی اخذ می‌گردد و فاقد تاریخ سررسید می‌باشد.
  • امکان ثبت موقت تضمین توسط کاربران و کنترل تأیید نهایی آن توسط کاربر ارشد سیستم
  • قابلیت تمدید تضامین به‌دفعات نامحدود و ثبت اطلاعات تمدید شامل شماره و تاریخ ‌نامه تمدید به‌صورت تعریف‌شده، تعداد ماه‌های تمدید، تاریخ تمدید و نام کاربر تمدید کننده
  • امکان چاپ نامه درخواست تمدید با متن مشخص و تعریف‌شده به‌صورت سیستمی خطاب به بانک صادرکننده تضمین حاوی اطلاعات تضمین، تاریخ تمدید و اطلاعات تماس بانک جهت ارسال و پیگیری وضعیت نامه
  • ثبت دومرحله‌ای تمدید تضامین شامل مراحل ارسال نامه و دریافت تأیید بانک
  • قابلیت تقلیل مبلغ تضمین به‌دفعات نامحدود و ثبت اطلاعات تقلیل شامل شماره و تاریخ ‌نامه تقلیل، شماره و تاریخ سند حسابداری تقلیل، مبلغ تقلیل و نام کاربر
  • امکان تهیه و چاپ نامه درخواست تقلیل خطاب به بانک صادرکننده تضمین حاوی اطلاعات تضمین، مبلغ اولیه، مبلغ نهایی پس از اعمال تقلیل و اطلاعات بانک

  • قابلیت آزادسازی تضمین و ثبت اطلاعات آزادسازی شامل شماره و تاریخ ‌نامه آزادسازی، شماره و تاریخ سند حسابداری و نام کاربر ثبت‌کننده با امکان تهیه و چاپ نامه درخواست آزادسازی تضمین خطاب به بانک صادرکننده
  • قابلیت ضبط تضمین و ثبت اطلاعات ضبط شامل شماره و تاریخ سند حسابداری و نام کاربر با امکان تهیه و چاپ نامه ضبط تضمین خطاب به بانک صادرکننده
  • قابلیت ابطال تضمین و ثبت اطلاعات ابطال شامل شماره و تاریخ سند حسابداری و نام کاربر با امکان تهیه و چاپ نامه ابطال تضمین خطاب به بانک صادرکننده
  • قابلیت کنترل و تأیید نهایی ثبت تضامین، تقلیل، آزادسازی، ضبط و ابطال با درج شماره و تاریخ سند مالی مربوطه
  • وجود کارتابل الکترونیک هوشمند با امکان اعلام اتوماتیک هشدارهای لحظه‌ای شامل آیتم‌های ذیل:

ـ  کارتابل تضامینی که تاریخ تمدید آن‌ها در ماه آینده سررسید خواهد شد (اول ماه جاری تضامین سر رسیدی ماه آینده) جهت تهیه نامه تمدید و پیگیری اخذ تمدیدیه بانک
ـ  کارتابل تضامینی که تمدید آن‌ها در ماه‌های گذشته سررسید شده و نامه تمدید ارسال نگردیده است.
ـ  کارتابل تضامین ارسال شده برای تمدید جهت رصد و پیگیری تمدیدات
ـ  کارتابل تضامینی که تقلیل، آزادسازی، ضبط و یا باطل شده و توسط کاربر ثبت‌ گردیده ولی توسط مدیر و یا کاربر ارشد تأیید نشده است.

  • با توجه به نیاز پیگیری مکرر دریافت تمدیدیه بانکی ضمانت‌نامه‌ها، در گزارش مرور و گزارش کاتابل نامه‌های ارسالی تمدید، درج تاریخ سررسید قبلی در کنار تاریخ سررسید آتی پیش‌بینی‌شده است.
  • سایر مزایا و کنترل‌های سیستمی پیش‌بینی‌شده جهت به حداقل رساندن اشتباهات کاربری به شرح ذیل می‌باشد:

ـ  کنترل تاریخ سررسید اولیه در زمان ثبت با تاریخ صدور ضمانت‌نامه که بیشتر از یک سال نباشد.
ـ  عدم امکان تأیید اطلاعات ثبت‌شده اولیه در صورت خالی بودن تمام فیلدهای موردنیاز و پیش‌بینی‌شده
ـ  با درج اولیه موضوع قرارداد در زمان ثبت اولین ضمانت‌نامه، موضوع این قرارداد در سایر ضمانت‌نامه‌های مرتبط با این قرارداد درج می‌گردد.
ـ  عدم امکان ایجاد تغییرات، اصلاح و حذف اطلاعات ثبت‌شده پس از تأیید مدیر و یا ادمین مربوطه
ـ  عدم امکان تمدید سیستمی بیش از 12 ماه ضمانت‌نامه‌ها
ـ  عدم امکان حذف ردیف ایجادشده جهت تمدید، تقلیل، آزادسازی، ضبط و ابطال ضمانت‌نامه توسط کاربر مربوطه
ـ  عدم امکان تأیید تقلیل در صورت افزایش مبلغ ریالی ضمانت‌نامه از مبلغ اولیه یا نهایی آن
ـ  تغییر وضعیت ضمانت‌نامه از در جریان به سایر وضعیت‌ها (آزاد، ابطال و ضبط) پس از تأیید مدیر یا ادمین مربوطه

  • امکان مرور و جستجوی پیشرفته ضمانت‌نامه‌ها باقابلیت فیلترگذاری وسیع بر روی کلیه فیلدهای اطلاعاتی
  • امکان استخراج گزارش ضمانت‌نامه‌ها با استفاده از موتور گزارش‌گیری پیشرفته با امکان تعیین ستون‌های گزارش و شرط‌گذاری بر روی کلیه داده‌های هر ضمانت‌نامه
  • امکان چاپ شناسنامه تضمین شامل کلیه اطلاعات ضمانت‌نامه، اطلاعات تضمین دهنده و اطلاعات بانک مربوطه در یک صفحه
  • قابلیت تعریف کاربر به تعداد نامحدود با امکان تعیین سطوح دسترسی هر کاربر
  • امکان تهیه نسخ ذخیره (Back up) اتوماتیک داده‌ها توسط نرم‌افزار در بازه‌های زمانی مشخص
  • وجود آرشیو الکترونیک به‌منظور پیوست نمودن تصویر مدارک، یادداشت‌ها و هرگونه فایل الکترونیک برای هر تضمین

انواع تضامین

تضامین ما به دیگران

تضامین دیگران به ما

انواع ضمانت‌نامه‌ها

ضمانت شرکت در مناقصه

ضمانت استرداد پیش‌پرداخت

ضمانت حسن انجام کار

ضمانت قرارداد کارکنان

ضمانت تنخواه

ضمانت وام ودیعه مسکن

انواع پرداخت تضامین

ضمانت‌نامه بانکی

چک

سفته

نقد

آموزشی

وضعیت تضامین

تضامین نگه‌داری شده

تضامین استرداد شده

تضامین آزاد شده

تضامین ضبط‌ شده